home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / PROPOSE.ARJ / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-02-22  |  24KB  |  623 lines
  1. Copyright 1991, David A. Works
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                               Propose It!tm
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.                          David A. Works
  33.                          Grand Universal
  34.                          7061 East Wesley Avenue
  35.                          Denver, CO   80224
  36.  
  37.                         Table of Contents
  38. _________________________________________________________________
  39.  
  40.  
  41. Introduction                                           1
  42.  
  43. Requirements                                           1
  44.  
  45. Shareware                                              2
  46.  
  47. Usage                                                  3
  48.  
  49. Files                                                  5
  50.  
  51. Preparation                                            6
  52.  
  53. Getting Started                                        8
  54.  
  55. Cover Letter                                           9
  56.  
  57. Large Proposals                                        9
  58.  
  59. Letter Proposals                                       9
  60.  
  61. Overview                                               10
  62.  
  63. REGISTRATION FORM                                      11
  64.  
  65.  
  66.                              Introduction
  67. _________________________________________________________________
  68.  
  69.  
  70. A couple of years ago when I was between jobs, I worked for a
  71. temporary employment agency.  One of my assignments was with a
  72. large telecommunications company as an administrator in the
  73. corporate sales department.  I supported the correspondence of 60
  74. sales people who were working accounts ranging from Mom & Pop to
  75. the Fortune 500.
  76.  
  77. The first day on the job I was given an overview of the job -
  78. generating all the correspondence necessary for the sales people
  79. to close the sale.  One of the first things to cross my desk was
  80. a proposal.  I asked around for the format they wanted it in and
  81. looked for some template files to generate the project.  To my
  82. surprise, there was nothing available.  What they had done up
  83. until that point was to take old proposals and just change a few
  84. things and out the door it went.  It was all done manually.
  85.  
  86. Faced with the number of people I supported and the amount of
  87. correspondence generated, as soon as I got the pressing work out
  88. of the way, I started digging up boilerplate from wherever I
  89. could find it.  I took the best from about five proposals that
  90. were on the computer and set about to automate the process. 
  91. Rather than retype everything manually as had been done up till
  92. then, I set up a series of files as "search-and-replace"
  93. documents.
  94.  
  95. From that beginning, I have put together more files and ideas and
  96. developed "Propose It!tm" for those who may need a helping hand. 
  97. By putting together a professional looking document with "Propose
  98. It!tm", you will make yourself and the people you work with more
  99. valuable.
  100.  
  101.  
  102.  
  103.                          Requirements
  104. _________________________________________________________________
  105.  
  106.  
  107.  
  108. All you need to use "Propose It!tm" is a word processing program.
  109.  
  110. Nothing else is needed, except a desire to create professional
  111. appearing proposals.
  112.  
  113. Although not required, I think the best output will come from a
  114. laser printer rather than a dot matrix printer.  Ideally you
  115. should be able to choose from a variety of fonts and font sizes.
  116.  
  117.  
  118.                         Shareware
  119. _________________________________________________________________
  120.  
  121.  
  122. DEFINITION OF SHAREWARE
  123.  
  124. Shareware distribution gives users a chance to try software
  125. before buying it. If you try a Shareware program and continue
  126. using it, you are expected to register. Individual programs
  127. differ on details ─some request registration while others require
  128. it, some specify a maximum trial period. With registration, you
  129. get anything from the simple right to continue using the software
  130. to an updated program with printed manual.
  131.  
  132. Copyright laws apply to both Shareware and commercial software,
  133. and the copyright holder retains all rights, with a few specific
  134. exceptions as stated below. Shareware authors are accomplished
  135. programmers, just like commercial authors, and the programs are
  136. of comparable quality. (In both cases, there are good programs
  137. and bad ones!) The main difference is in the method of
  138. distribution. The author specifically grants the right to copy
  139. and distribute the software, either to all and sundry or to a
  140. specific group. For example, some authors require written
  141. permission before a commercial disk vendor may copy their
  142. Shareware.
  143.  
  144. Shareware is a distribution method, not a type of software. You
  145. should find software that suits your needs and pocketbook,
  146. whether it's commercial or Shareware. The Shareware system makes
  147. fitting your needs easier, because you can try before you buy.
  148. And because the overhead is low, prices are low also. Shareware
  149. has the ultimate money-back guarantee ─ if you don't use the
  150. product, you don't pay for it.
  151.  
  152. DISCLAIMER - AGREEMENT
  153.  
  154. Users of "Propose It!tm" must accept this disclaimer of warranty:
  155. ""Propose It!tm" is supplied as is.  The author disclaims all
  156. warranties, expressed or implied, including, without limitation,
  157. the warranties of merchantability and of fitness for any purpose.
  158. The author assumes no liability for damages, direct or
  159. consequential, which may result from the use of "Propose It!tm".
  160.  
  161. "Propose It!tm" is a "shareware program" and is provided at no
  162. charge to the user for evaluation.  Feel free to share it with
  163. your friends, but please do not give it away altered or as part
  164. of another system.  The essence of "user-supported" software is
  165. to provide personal computer users with quality software without
  166. high prices, and yet to provide incentive for programmers to  
  167. continue to develop new products.  If you find this program
  168. useful and find that you are using "Propose It!tm" and continue
  169. to use "Propose It!tm" after a reasonable trial period, you must
  170. make a registration payment of $25 to Grand Universal.  The $25
  171. registration fee will license one copy for use on any one computer at any one time.  You must treat this software just like
  172. a book.  An example is that this software may be used by any
  173. number of people and may be freely moved from one computer
  174. location to another, so long as there is no possibility of it
  175. being used at one location while it's being used at another. Just
  176. as a book cannot be read by two different persons at the same
  177. time.
  178.  
  179. Commercial users of "Propose It!tm" must register and pay for
  180. their copies of "Propose It!tm" within 30 days of first use or
  181. their license is withdrawn.  Site-License arrangements may be
  182. made by contacting Grand Universal.
  183.  
  184. This program is produced by a member of the Association of
  185. Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  186. shareware principle works for you.  If you are unable to resolve
  187. a shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  188. member directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can
  189. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  190. does not provide technical support for members' products.  Please
  191. write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442
  192. or send a CompuServe message via CompuServe mail to ASP Ombudsman
  193. 70007,3536.
  194.  
  195. Distribution of "Propose It!tm" by shareware vendors is
  196. permitted.  However, the author would be grateful for an
  197. acknowledgement that a vendor is distributing the program. 
  198.  
  199. You are encouraged to pass a copy of "Propose It!tm" along to
  200. your friends for evaluation.  Please encourage them to register
  201. their copy if they find that they can use it.  All registered
  202. users will receive a copy of the latest version of "Propose
  203. It!tm".
  204.  
  205.  
  206. Grand Universal
  207. David A. Works
  208. 7061 East Wesley Avenue
  209. Denver, CO    80224
  210.  
  211. CompuServe-70400,153
  212. Delphi - DAVIDWORKS
  213. GEnie- D.WORKS3
  214. America OnLine- DAVIDW2959
  215.  
  216.  
  217.  
  218.                         Usage
  219. _________________________________________________________________
  220.  
  221.  
  222.  
  223. Good writing takes time and preparation.  In the beginning, you
  224. may just use "Propose It!tm" verbatim.  That's okay.  But the
  225. real goal is to improve on these ideas and make them your own. 
  226. Not to scare you, but I change my correspondence about every two
  227. weeks because I get new ideas or I get bored.  I am constantly
  228. looking for a better way to present my ideas.
  229.  
  230. You may even want to look at other programs, books or other
  231. sources.  Frankly I think books are dumb because you have to
  232. retype the whole thing and the prices are outrageous.  I know, I
  233. have bought a couple over the years and I spent a fortune. 
  234. Unfortunately, I didn't get that much for my money as most of the
  235. authors seem to to pretty stuck on themselves and seemed to
  236. believe their own marketing hype.
  237.  
  238. Here are some ideas to get the most out of "Propose It!tm":
  239.  
  240.  
  241. *    Print out this documentation file and bind it.
  242.  
  243. *    I have designed "Propose It!tm" to be used as a set of mail
  244.      merge documents.  I learned after a few "interesting
  245.      experiences" that global search-and-replaces can get weird. 
  246.      Besides, by using a mail merge you can put in the letters
  247.      you will need with the proposal at the same time.  The idea
  248.      is to save time.
  249.  
  250. *    Always follow any standards or formats that your company
  251.      has set up.  Just because "Propose It!tm" is neat and will
  252.      save you time so that you can play computer games doesn't
  253.      mean you should ignore any corporate standards.  "Propose
  254.      It!tm" is written in Times or Helvetica fonts and the
  255.      margins are all changeable to suit your needs.
  256.  
  257. *    Familiarize yourself with the "merging" capabilities of your
  258.      software package.  To spare you the agony of reading a
  259.      manual, I have included a section on "Merging".
  260.  
  261. *    Incorporate your own material into "Propose It!tm".  If you
  262.      are in a corporation you should have enough marketing mumbo
  263.      jumbo to last you an eternity.  If you are in a small
  264.      company, you still must have a few brochures lying around
  265.      that you can cannibalize and incorporate.
  266.  
  267. *    Print out the "Sample" files to use as another reference. 
  268.      These files have the letters *sam.txt in them.
  269.  
  270.  
  271. *    Give your secretary a raise or a piece of the action after
  272.      she starts using these templates.  She or he is making you
  273.      look better than you are so show some appreciation you old
  274.      skinflint.
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.                         Files
  280.  
  281. _________________________________________________________________
  282.  
  283.  
  284.  
  285. Coverltr.doc
  286.  
  287. Use this letter with larger proposals.  It isn't good form to
  288. just send out a proposal without a cover letter.  People like to
  289. know what they are receiving.
  290.  
  291.  
  292. Manual.doc
  293.  
  294. This file - full of wonderful ideas.
  295.  
  296.  
  297. Largepro.doc
  298.  
  299. [Large Proposal] Template for proposing large or more complicated
  300. projects.
  301.  
  302.  
  303. Letter1.doc
  304.  
  305. [Letter Proposal] Templates for proposals in letter form.  Also
  306. includes an overview template which I have found very useful to
  307. include along with a letter proposal to larger companies.
  308.  
  309.  
  310. Register.doc
  311.  
  312. A separate file for registration form.
  313.  
  314.  
  315. Cvltrsam.txt, Largesam.txt, and Letrsam.txt
  316.  
  317. Samples of Cover Letter, Large Proposal and Letter Proposal.
  318.  
  319.      All of these files and their particular usage are explained
  320. in more detail below.
  321.  
  322.  
  323.  
  324.                         Preparation
  325. _________________________________________________________________
  326.  
  327.  
  328. Note:     Ignore everything else if you want to, but please read
  329. this!!!
  330.  
  331.  
  332. This is frankly the most important part of your work.  It's even
  333. more important than the "Propose It!tm" templates.
  334.  
  335. The old line, "Plan your work and work your plan" applies doubly
  336. in proposal writing.  How would you like to spend weeks sweating
  337. over a proposal only to find out yours was not accepted as you
  338. didn't really solve the problem the customer wanted solved?
  339.  
  340. True Story #1
  341.  
  342. A company I worked for spent about two months and thousands of
  343. dollars in travel, computer rental and aggravation designing a
  344. telecommunications proposal for a large defense company.  My
  345. group was responsible for designing the network.  We frankly just
  346. did as we were asked by the account team.  Part of good design is
  347. getting the best cost for your network design.  In working with
  348. the pricing and the RFP (Request for Proposal), it became obvious
  349. to us that what the client wanted was not a network with all the
  350. bells and whistles (which is what we had been told to design) but
  351. in actuality they wanted the lowest price.  Hundreds of people
  352. spent months on this project when in fact the account team and
  353. our little group of six could have done it all in about two weeks
  354. time.  Needless to say, we did not win the proposal.
  355.  
  356. Remember that you are solving a customer's problem so you had
  357. better know exactly what the problem is.  Your solution may be
  358. the best thing since sliced bread, but if the client wants dinner
  359. rolls...  
  360.  
  361. Also, be brave enough to give up if you can't really handle a
  362. project or if you don't want to deal with any hassles.  I
  363. recently gave up on a government proposal because of the
  364. bureaucratic paperwork nightmare.  It was about $40,000 worth of
  365. business but the aggravation factor was the most extreme for any
  366. proposal that I had ever seen.
  367.  
  368. Ideally if you anticipate being in an RFP situation, the best
  369. time to inform yourself is before the RFP is written.  That way
  370. you might have some influence in what actually will be asked for.
  371.  
  372. Most companies appreciate the insight of vendors and are bright
  373. enough to know when you are trying to skew things your way as
  374. well, so don't over do it.
  375.  
  376. Using "Propose It!tm" should come in at the last phase of your
  377. proposal scenario.  If you start writing before you know the
  378. problem or have developed a solution, you will end up with a very
  379. muddled proposal.  (Of course, there are oftentimes many
  380. questions which are a matter of routine which can and should be
  381. answered before you get into the heat of proposal deadlines.)
  382.  
  383. I have found that the best way to prepare is the old boring way
  384. of writing an outline.  You know, the old Roman numeral "I, II,
  385. III, A,B,C" routine that we all learned in grade school.  If you
  386. are lucky, your word processor will help you by having the
  387. outline feature.  If not just hack away anyway.
  388.  
  389.  
  390.  
  391. True Story #2
  392.  
  393. A few months back I wrote a business plan for a wild-eyed
  394. business idea that I had.  I must have revised the dumb thing
  395. about 200 times before I got fed up, I started over with an
  396. outline.  Finally I could understand what I was trying to say.  I
  397. wish I could tell you the business was a rip roaring success and
  398. that I am now on "Easy Street", but after playing with it for a
  399. few months I gave up on it.  Frankly, I wouldn't have known to
  400. give up had I not organized my goals and objectives well to see
  401. that even though there was great potential, my comfort zone of
  402. how much effort it was going to take versus the amount of money I
  403. might theoretically make was invaded.  Anyway, wait for the
  404. shareware edition of my business plan templates.  It really did
  405. come out ok and the financials are great!
  406.  
  407. Customizing
  408.  
  409. One last bit of preparation to use these files is to customize
  410. them for your company and product.  First open any document.  Do
  411. a search-and-replace on [Your Company] and change it to the name
  412. of your company.  You may also choose to do the same thing with
  413. [product/service] in each document.  However, sometimes the usage
  414. of the word may require a generic product or service name and
  415. other times it may be specific.  For example, the difference
  416. between "soda pop" and "Coca Cola".  Also you will want to change
  417. "Your Name" to your name and change the "Marketing
  418. Representative" to your title.
  419.  
  420.  
  421.  
  422.                         Mail Merging
  423. -----------------------------------------------------------------
  424.  
  425.  
  426. Doing a mail merge is different for every software package, so
  427. check your manual to find out how to incorporate what I have into
  428. the correct commands for your program.  (Don't ask me why no one
  429. has bothered to standardize this part of computing.  Seems rather
  430. obvious, doesn't it?  H'mm another shareware idea...)  Basically,
  431. a mail-merge follows this way.
  432.  
  433.      1.   Open the merge file.
  434.      2.   Enter the data requested (usually separated by commas).
  435.      3.   Save the merge file. 
  436.      4.   Open the main file you want to merge.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.                          Getting Started
  441. _________________________________________________________________
  442.  
  443.  
  444.  
  445. After you have downloaded "Propose It!tm" and decompressed the
  446. files, please copy them onto a floppy disk so that you have a
  447. back-up.  You will probably goof them up a number of times, so be
  448. prepared.  I accidently trashed this file a number of times
  449. before I got it right.   Everybody does it so don't feel bad. 
  450. Don't believe anyone who says they never have - obviously an
  451. incredible boor and not good company at a cocktail party.
  452.  
  453. Open your particular word processing application and then open
  454. and save each file.
  455.  
  456. Please print out the "Manual" file.  I know this sounds
  457. stupid since you have already gotten this far, but I guess I need
  458. to say it anyway.  No go back and re-read the "Preparation"
  459. section and do that first.
  460.  
  461. Now read through the next few sections and pick out a file which
  462. you think will work best for you.
  463.  
  464. I much more a fan of substance over style, but style does have
  465. its place.  Would you pay more attention to an idea on scratch
  466. paper or one that has been neatly organized with some jazzy
  467. graphics and type?  If you are honest, you will say that it
  468. doesn't really matter if the idea is good.  But we are talking
  469. about making it easy for your customer to get a handle on what it
  470. is you are proposing.  I would much rather be bored looking at
  471. someone's proposal in Times and Helvetica than some chicken
  472. scratched refugee from McDonald's.
  473.  
  474. So what I am saying in a round about way is to get creative in
  475. using fonts, font sizes, effects and some graphics.  In case you
  476. haven't noticed, Courier died a quiet death a couple of years
  477. ago.  Times and Helvetica are ok, but there are some really neat
  478. fonts out there and a number of books to help you through the
  479. muddle.  But start with Times and Helvetica and you won't go
  480. wrong.
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.                          Cover Letter
  486. _________________________________________________________________
  487.  
  488.  
  489. It is good business form to include a cover letter (some people
  490. call it a transmittal) to accompany a large proposal.  Not that
  491. anybody pays attention to what you say in the letter.  Call it
  492. protocol.  If you haven't done your homework and presentation by
  493. this point, it won't matter what you have to say anyway.  If you
  494. walk into IBM Headquarters with the best idea in the world, but
  495. are dressed in a Hawaiian shirt and shorts, guess how many people
  496. will listen to you?  Think of this letter as the "white shirt,
  497. blue suit and conservative tie" of your proposal.  Once you get
  498. past that it really gets interesting.
  499.  
  500. I have only included one example since it is such a formal
  501. letter.  When you open this file, you will notice that it is set
  502. up as a mail merge file.  Doing a mail merge is different on
  503. every machine, so check your manual to find out how to
  504. incorporate what I have into the right commands for your program.
  505.  
  506. (Don't ask me why no one has bothered to standardize this part of
  507. computing.  Seems rather obvious, doesn't it?  H'm another
  508. shareware idea...)  After you have changed this information, you
  509. can do the merge and your cover letter is finished.
  510.  
  511.  
  512.                         Large Proposals
  513. _________________________________________________________________
  514.  
  515.  
  516. These are the hardest to write and take the most preparation. 
  517. There is no set "standard format" so you are free to be creative.
  518.  
  519. I am assuming you have done all your investigating and all of
  520. your research to make sure that the solution you are proposing is
  521. in fact the correct solution for your customer and also one which
  522. they will want.
  523.  
  524.  
  525.                          Letter Proposals
  526. _________________________________________________________________
  527.  
  528.  
  529. I think these are the most fun to write and I change them
  530. constantly.  For a sales type, I have found that this is the best
  531. way to get your point across in a quick way and with a great 
  532. degree of success.
  533.  
  534. Here is a little hint.  In my line of work, I have found that I
  535. never really get to the real "decision maker" (Hows that for
  536. sales lingo?)  I end up talking to somebody else who really needs
  537. what I am offering but has to get approval from someone else. 
  538. Didn't you get awfully tired of all that training on getting to
  539. the decision maker?  What a bunch of junk for my situation.  I
  540. just sell everyone along the way.  And I give them the power to
  541. do my selling for me.  Susie secretary runs into the office with
  542. my proposal and says, "Boss, I need this now."  So he looks at
  543. this fine piece of literature and agrees because he know exactly
  544. what his employee wants as it is in writing.  Here is another
  545. silly sales word but it fits "Empowerment" (trumpet blast)  get
  546. your contacts to sell for you.
  547.  
  548.  
  549.  
  550.                          Overview
  551. _________________________________________________________________
  552.  
  553.  
  554. This is a handy dandy document to go along with a letter
  555. proposal.  This contains many of the items in the Large proposal.
  556.  
  557. You use this to introduce your company and to show off all the
  558. wonderful things you can do for your client.  Sure you can tell
  559. him all about it, but there is nothing like having in in writing.
  560.  
  561.  
  562. I print up about 10 copies of my overview at a time, bind them
  563. nicely using some nice cover stock for a cover and put it along
  564. with my main sales literature into a folder to mail to my client.
  565. Looks like I slave hours and hours creating this wonderful
  566. document just for him.  I spent hours and hours on it years ago
  567. when I first started writing these things, now it takes all of
  568. five minutes to mail merge a letter proposal, organize a folder
  569. with sales info and stuff the envelope.  This is the epitome of
  570. computer productivity.
  571.  
  572.  
  573.                         "Propose It!tm"
  574.                          REGISTRATION FORM
  575. _________________________________________________________________
  576.  
  577.  
  578. "Propose It!tm" is shareware and is copyrighted by David Works. 
  579. You have 10 days to evaluate  "Propose It!tm".  After that time,
  580. you are required to register the copy in your possession.  The
  581. registration fee is $25.  When you register, I will send you a
  582. disk with the most current version.
  583.  
  584. This wonderful piece of shareware may be distributed by anyone as
  585. long as all of the files are sent along with it.  Obviously, you
  586. can't turn around and sell it yourself as it is copyrighted.  But
  587. if you are one of the national online services, shareware
  588. distributor , BBS or even a propellor head, pass it around.
  589.  
  590.  
  591. Name______________________________
  592.  
  593. Company Name_______________________
  594.  
  595. Address____________________________
  596.  
  597. City____________________State____________ZIP_______
  598.  
  599. P.O. #_________________
  600.  
  601. How many copies do you want?______________
  602.  
  603.  
  604. Type of computer:
  605.                               $25
  606.  
  607.  
  608.  
  609. Send to:
  610.  
  611. Grand Universal
  612. David A. Works
  613. 7061 East Wesley Avenue
  614. Denver, CO    80224
  615.  
  616. LOOK FOR MY OTHER SHAREWARE PRODUCTS ON ALL THE BEST BBS!
  617.  
  618. CompuServe-70400,153
  619. Delphi - DAVIDWORKS
  620. GEnie- D.WORKS3
  621. America OnLine- DAVIDW2959
  622.  
  623.